Melakukan Presentasi Barang dan Jasa Sesuai SOP

A. Mempersiapkan Presentasi

Presentasi yang sukses adalah gabungan antara persiapan, proses presentasi, dan closer (penutup) yang baik.

Berikut beberapa persiapan dalam presentasi:

1. Memahami tujuan presentasi.

2. Kenali audiens. Hal menyangkut; umur, jenis kelamin, pendidikan, budaya, karakteristik, perilaku pembeliannya.

3. Mencatat bahan/ materi presentasi.

4. Audio visual.

5. Penguasaan tempat.

6. Alat peraga.

7. Berlatih dengan maksimal.

B. Perbedaan Presentasi Barang dan Jasa

1. Barang, memiliki karakteristik:

a. Tangible (berwujud)

b. Standarized (terstandar)

c. Production separate from consumption (produksi berpisah dengan konsumen)

d. Nonperishable (tidak mudah hilang/ rusak)

2. Jasa, memiliki karakteristik:

a. Intangible (tidak berwujud)

b. Heterogenity (beraneka ragam)

c. Simultancous production and consumption (produksi dan konsumsi terjadi bersamaan)

Perbedaan karakteristik barang dan jasa dapat menimbulkan perbedaan dalam presentasi, sebagai berikut:

1. Menampilkan Objek Presentasi

a. Dalam presentasi barang, demonstrasi produk sangat mudah dipakukan. Audiens dapat melihat langsung produk, bahkan mencoba produk tersebut.

b. Demonstrasi produk jasa tidak mudah dilakukan, namun dapt dilakukan dengan menampilkan melalui simulasi digital.

2. Memotivasi Audiens untuk Membeli Produk

a. Untuk presentasi barang, audiens akan semakin mudah dimotivasi apabila produk yang didemonstrasikan dengan baik, atau diungkapkan keunggulan-keunggulannya. Contohnya: features, warna, kualitas, dan manfaat.

b. Untuk presentasi jasa, motivasi harus menganggap jasa merupakan kebutuhan nomor dua, bahkan kebutuhan yang sifatnya tersier. Kita harus dapat menyentuh sisi emosional dari audiens agar merasa produk yang ditawarkan sangat dibutuhkan.

3. Menawarkan Jaminan, Garansi dan Kepuasaan Pelanggan

a. Untuk produk barang, jaminan barang akan memenuhi kepuasaan pelanggan dengan menampilkan feature-nya, spesifikasinya, proses pembuatan, atau bahan-bahan pembuat produk. Dalam produk, garansi merupakan salah satu faktor penentu kepercayaan dan kepuasaan pelanggan.

b. Untuk produk jasa, agar audiens percaya bahwa produk bagus, anda dapat menampilkan testimoni dari beberapa pelanggan yang mengungkapkan pelayanan memuaskan perusahaan.

C. Standard Operating Procedure Presentasi

1. Definisi SOP

SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001).

2. SOP dalam Melakukan Presentasi

a. Cek kembali kesiapan materi

b. Cek alat peraga

c. Berpenampilan sesuai tempat, tujuan, dan audiens.

d. Lakukan latihan singkat

e. Datang lebih awal dari waktu presentasi. Agar merasa lebih rileks.

f. Melakukan pengecekan, misalnya microphone, sound system, dan proyektor.

g. Perhatikan layout (tata letak) tempat duduk.

h. Menyapa audiens dan tersenyum.

i. Lakukan presentasi dengan semangat. Perhatikan pembagian waktu, untuk pendahuluan, penyampaian materi, games, menampilkan video, penutup.

j. Jangan abaikan penutup. Jangan terburu-buru menutup presentasi. Ucapkan terimakasih kepada audiens yang hebat-hebat, sampaikan harapan setelah audiens melihat presentasi kita.

D. Proposal Presentasi

Proposal presentasi dapat membantu kita merencanakan setiap detail presentasi.

Dalam menyajikan presentasi, pembagian waktu yang ideal sbb:

1. Pembukaan, kurang lebih 10-20% dari total waktu yang tersedia.

2. Isi, 65-75% dsri total waktu presentasi.

3. Penutup, 10-20% dari total waktu yang tersedia.

Garis besar proposal presentasi bisnis:

1. Objek presentasi. Apa yang kita presentasikan? Barang atau jasa? Kerjasama bisnis atau bukan?

2. Latar belakang presentasi. Mengapa presentasi tersebut penting untuk dilaksanakan?

3. Tujuan presentasi. Apakah menjalin kerjasama, memperkenalkan produk, atau menjual produk?

4. Waktu dan tempat, beserta layout tempat duduk.

5. Susunan acara.

6. Personil yang dibutuhkan beserta jumlahnya. Seperti; pembicara, MC/ host, operator, sopir, bagian umum, dll.

E. Melakukan Presentasi

Presentasi merupakan seni, karena di dalamnya menyajikan gabunhan antara informasi dan kreativitas, yaitu materi yang bermanfaat dan menarik, cara penyampaian, bahasa tubuh, penampilan, dan alat peraga yang digunakan.

Berikut adalah cara mencuri perhatian audiens yang dapat kita terapkan, terutama di awal presentasi:

1. Perkenalkan diri dengan singkat dan jelas.

2. Pengantar menuju materi. Misalnya memberikan cerita singkat sebagai pengantar materi inti.

3. Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang memancing reaksi atau kesadaran audiens.

Sumber: Buku Komunikasi Bisnis SMK/ MAK untuk Kelas X, HUP, 2017.