Sistem administrasi ordering dan receiving adalah bagian penting dari manajemen rantai pasokan yang melibatkan proses pemesanan, pengiriman, dan penerimaan barang. Berikut adalah penjelasan singkat tentang dokumen-dokumen yang terlibat:
Purchase Order (PO)
PO adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang mencantumkan jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang dipesan. PO berfungsi sebagai kontrak pembelian dan digunakan untuk mengontrol dan melacak pembelian.
Faktur
Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang atau jasa dikirimkan atau diserahkan. Faktur mencantumkan detail transaksi seperti deskripsi barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
Delivery Notes
Delivery Notes adalah dokumen yang menyertai barang yang dikirimkan dan digunakan untuk mengonfirmasi bahwa barang telah diterima oleh pihak pembeli. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi yang sama dengan PO dan digunakan untuk memverifikasi penerimaan barang.
Receiving Notes
Receiving Notes adalah dokumen yang dibuat oleh pihak penerima saat barang diterima. Dokumen ini mencatat detail tentang barang yang diterima, termasuk tanggal penerimaan, kondisi barang, dan apakah jumlahnya sesuai dengan yang dipesan.
Sistem administrasi ini membantu memastikan bahwa semua barang yang dipesan, dikirim, dan diterima dicatat dengan benar, memudahkan pelacakan, dan membantu dalam audit dan rekonsiliasi. Sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen gudang untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses ordering dan receiving.