Surat bisnis atau surat niaga ialah surat yang lazim digunakan oleh seseorang atau badan badan yang menyelenggarakan usaha atau kegiatan perdagangam untuk mencari keuntungan.
Di dalam kegiatan niaga atau jual beli atau bisnis, penulisan surat bisnis memegang peranan yang sangat penting. Dapat dikatakan, kemajuan sebuah usaha salah satunya sangat ditentukan oleh baik atau tidaknya cara mengelola surat bisnis.
1. Dasar-dasar Penulisan surat
a. Mempunyai tujuan yang fokus. Maksudnya surat bisnis harus dapat memberi solusi atas masalah yang dihadapi mitrabisnis. Isi surat bisnis juga harus mampu menyampaikan informasi secata efektif atas apa yang dibutuhkan oleh mitrabisnis.
b. Bersifat ekonomis, maksudnya gaya penulisan yang digunakan oleh surat bisnis dalam mengemukakan ide-ide harus jelas, singkat, tidak bertele-tele, dan dapat dipahami oleh pembacanya.
c. Berorientasi pada pembaca, maksudnya kandungan surat bisnis harus berkonsentrasi dan memandang sebuah masalah dari sudut pandang (perspektif) mitrabisnis sebagai pembaca surat yang dimaksud, bukan dari perspektif diri.
2. Tahap Penulisan Surat
a. Prapenulisan (prewriting), pada tahap ini, seorang penulis pesan harus melakukan tiga hal; yaitu analisis, antisipasi, dan adaptasi.
b. Penulisan (writing), pada tahap ini, tindakan aksi yang harus dilakukan oleh penulis surat bisnis adalah mengumpulkan data yang diperlukan, mengelola data, dan menyusun draf surat bisnis.
c. Perbaikan (revising), pada tahap ini, tindakan yang harus dilakukan oleh penulis surat bisnis adalah melakukan perbaikan terhadap draft tulisan atau merevisi, mengoreksi dan mengevaluasi hasil tulisan dalam bentuk print-out. Perlu dipahami bahwa, dalam proses penulisan surat bisnis, kegiatan revisi biasanya memerlukan waktu yang lebih banyak daripada tahap sebelumnya.
3. Lingkup Penulisan Surat
Surat bisnis memiliki kekhususan tersendiri bila dibandingkan dengan surat-surat pada umumnya. Surat bisnis diawali oleh pembukaan yang menarik. Lalu, dibagian ini, masalah disampaikan secara singkat, tetapi jelas tanpa meninggalkan sikap ramah, sopan, dan simpatik. Itulah sebabnya, surat bisnis harus disusun sebaik mungkin, menggunakan gaya bahasa jelas dan menarik.
Surat bisnis biasanya diawali oleh transaksi bisnis. Untuk lebih jelasnya, proses umum terjadinya transaksi bisnis adalah sebagai berikut:
a. Surat perkenalan, surat ini dikirim oleh calon penjual kepada calon pembeli, isi surat adalah memperkenalkan merek produk.
b. Surat Permintaan dan Penawaran, surat permintaan dikirim oleh calon pembeli, yanh meminta surat penawaran produk kepada calon penjual berikut data lengkap tentang produk/ jasa. Sedangkan surat penawaran dikirim oleh calon penjual, yang isinya menawarkan produk dan berbagai layanannya melalui media tertentu kepada calon konsumen.
c. Surat Pesanan, surat pesanan dikirim oleh pembeli, yang isinya berupa pesanan produk/ jasa yang dibutuhkan kepada penjual, dan pembeli akan melakukan pembayaran, sedangkan pihak penjual akan mengirimkan produk/ jasa yang dipesan kepada pembeli, berikut jaminan purnajual, dan melakukan penagihan.
4. Fungsi dari surat bisnis/ niaga
a. Sebagai bukti nyata hitam diatas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
b. Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
c. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
d. Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas
e. Sebagai alat promosi
f. Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
g. Sebagai bukti tertulis dari sejarah transaksi.