Berikut ini penyapaan yang baik dan santun kepada pelanggan:
1. Berikan sambutan yang hangat
Sambut pelanggan dengan baik dan hangat ketika pembicaraan dimulai sehingga mereka merasa nyaman untuk bertanya atau mengungkapkan apa yang ingin mereka sampaikan.
2. Ketahui Produk
Kurangnya pengetahuan akan produk yang akan dijual bisa menjadi poin minus di mata pelanggan, untuk itu dalam memasarkan produk sangatlah penting memiliki pengetahuan yang dalam seputar produk yang dijual seperti spesifikasi ukuran, warna, bahan, jumlah stok, dsb.
3. Gunakan bahasa yang positif
Berhati-hati dengan kata-kata yang anda pilih ketika berkomunikasi dengan pelanggan. Gunakan bahasa yang positif. Selalu cari cara membantu pelanggan. Apabila mereka memiliki permintaan selama masih beralasan, fokuskan jawabannya ke pemecahan masalah.
4. Dengar
Berikan perhatian yang penuh pada pelanggan dengan mendengarkan secara seksama sehingga mereka merasa dihargai. Ingat untuk tidak menyela saat mereka tengah berbicara karena hal yang mereka sampaikan perlu diutarakan secara utuh-belum tentu hal yang anda pahami itu sesuai dengan maksud pelanggan.
5. Pahami maksud, jadi proaktif
Setelah mendengarkan, inilah momen anda untuk menentukan apaah si pelanggan bingung, kesal, kurang puas, kemudian menindaklanjuti persoalan tersebut. Ulangi inti pembicaraan atau permasalahan jika ada yang kurang jelas, berikan jawaban yang dibutuhkan oelh pelanggan, dan terus proaktif mencari alternatif dari solusi yang anda tawarkan kepada mereka.
6. Bersabar dan posisikan diri anda
Pelanggan memiliki karakter yang berbeda satu dan lainnya, untuk itu kita mesti bersabar, apalagi bila dijumpai pelanggan yang lebih reaktif. Jika menjumpai keadaan yang kurang mengenakkan, hindari penggunaan suara dan nada yang keras. Jangan menyalahkan rekan kerja, keadaa, apalagi pelanggan itu sendiri.
7. Review kembali dengan feedback
Meskipun sudah merasa mampu memberikan layanan terbaik bagi para pelanggan, belum tentu mereka merasakan hal ang sama. Berhubung customer service merupakan fitur terpenting dalam menjaga loyalitas pelanggan, berikan wadah bagi mereka untuk memberikan feedback terhadapa layanan yang sudah diberikan.
8. Tunjukkan semangat yang tinggi
Pada akhirnya, customer service adalah sesuatu yang harus dilakukan dengan motivasi dan semangat yang tinggi. Perlu ditekankan sekali lagi bahawa customer service memegang salah satu peran penting dalam berbisnis sebagai pemeliahra hubungan antara toko dan pelanggn. Oleh karena itu, ambillah berbagai inisiatif untuk selalu memberikan yang lebih kepada pelanggan.